Organiser des fêtes d'entreprise – pour qu'elles restent inoubliables !

C’est exactement ça : organiser un événement inoubliable ! Vous pouvez « tester » cela sur vous-même : de quoi vous souvenez-vous (surtout si vous travaillez depuis longtemps chez votre employeur) ? De la 24e réunion de coordination ? Ou des fêtes d’entreprise, où l’on pouvait enfin discuter de manière plus décontractée avec ses collègues et ses supérieurs et passer un bon moment ?

Bien que les fêtes d’entreprise occupent une place si importante dans le parcours professionnel, leur organisation est souvent reléguée au second plan. Les tâches considérables doivent donc être accomplies en parallèle de la charge de travail quotidienne, ce qui est dommage, car, comme nous l’avons dit, les fêtes d’entreprise peuvent devenir de véritables étapes marquantes dans la vie d’une entreprise. Mais on ne peut pas tout changer ; ce qu’on peut faire, en revanche, c’est mener cette organisation de manière efficace et, dans l’idéal, éviter de reproduire les erreurs commises par d’autres auparavant. C’est là qu’intervient notre article sur l’organisation des fêtes d’entreprise !

Type de fête – mais que célébrons-nous au juste ?!

Cette question peut paraître triviale, mais elle constitue un point de départ solide pour une planification réussie. Anniversaire de l’entreprise, lancement de produit, événement de cohésion d’équipe ou fête de Noël annuelle ? Que faut-il célébrer exactement ? En fonction de cela, des choix déterminants peuvent être faits, tels que le lieu et le nombre de participants. Ainsi, pour les événements de cohésion d’équipe, il est souvent bon de « sortir un peu de la routine » ; la réflexion « hors des sentiers battus » ne fonctionne pas toujours au cœur même de la « boîte », c’est-à-dire dans les locaux de votre bureau ou de votre entreprise. Si, par exemple, les familles des collaboratrices et collaborateurs doivent également être invitées, il faut tout simplement plus d’espace pour les activités ; en revanche, un lancement de produit peut aussi être célébré dans vos propres locaux avec un peu de préparation et de créativité.

Qui fête quoi avec qui ?

En fonction de l’événement, on peut s’atteler à la liste des invités. Il convient ici de se concerter étroitement avec toutes les parties prenantes – car rien n’est plus embarrassant que d’oublier tout simplement certains collaborateurs, c’est-à-dire de ne pas les inviter. Les festivités sont-elles réservées au personnel interne, ou sont-elles également ouvertes à des personnes externes ? Par exemple, des clientes professionnelles ou les familles des employés ? Le choix du lieu peut se faire en fonction du nombre de participants.

Comment faisons-nous la fête ?

On se dit souvent que quelques verres, des assiettes et des petits amuse-bouches suffisent, que les gens veulent juste faire la fête ensemble. Pour qu’une telle organisation débouche sur une fête réussie, il faudrait sans doute une « équipe de fêtards » très expérimentée ; en d’autres termes, cela ne fonctionne que dans de très rares cas… Mieux vaut voir les choses en grand, puis réduire la liste des activités. N’écarte aucune idée et, surtout, laisse libre cours à ta créativité :

• Devise ?
• DJ / Musique live ?
• Des représentations sur scène ?
• Artistes de cabaret / animateurs / conférenciers motivateurs ?
• Gastronomie ?
• Lieu de l'événement ?
• Équipements et offre ? 

On pourrait peut-être en profiter pour en faire une journée de fête avec :

• une visite guidée, par exemple dans une brasserie
• travail collectif sur, par exemple, une course de caisses à savon
• Une journée de randonnée avec des défis spéciaux
• Événement culinaire collectif

Réfléchis bien au programme d’animation qui conviendra à tes invités. Le mieux est d’en discuter avec les responsables d’équipe concernés pour déterminer ce qui convient à chaque collaborateur·trice. Si tu prévois d’accueillir des invités externes, il faut également évaluer ce qui leur conviendra. En bref : tout est possible, du moins jusqu’à ce que les limites budgétaires soient fixées (c’est pourquoi nous avons délibérément placé ce « facteur perturbateur » à la fin de cet article, pour ainsi dire pour casser l’ambiance).

Inviter, inviter, inviter

Alors que presque tout le monde attend avec impatience la fête de Noël, qui est donc un rendez-vous annuel incontournable, il faut faire preuve d’un peu plus de créativité en matière de communication pour les événements ponctuels. Là encore, tout dépend de ce que l’on célèbre exactement. Ainsi, une invitation soigneusement conçue et envoyée par la poste peut conférer un caractère plus officiel au lancement d’un produit. Pour un événement de cohésion d’équipe, un e-mail, une invitation à une réunion et une affiche placée à un endroit bien en vue dans les bureaux, les locaux de l’entreprise ou la cuisine peuvent suffire.

Comment organiser tout cela ?

Nous arrivons ici au point le plus difficile, ou plutôt à celui que la plupart des organisateurs redoutent sans doute le plus : la planification proprement dite ! Un bon conseil, qui peut toutefois aussi s’avérer être un mauvais : il y a peut-être des collègues qui ont déjà été chargés par le passé d’organiser des fêtes d’entreprise, qui ont acquis de l’expérience dans ce domaine et qui peuvent la transmettre. On n’a pas besoin, pour ainsi dire, de partir de zéro. Mais c’est aussi là le revers de la médaille, car il ne faut pas réutiliser à l’identique les anciens schémas de planification. De nouvelles idées peuvent apporter un vent de fraîcheur aux fêtes : si, par exemple, le même lieu a déjà été choisi pour la énième fois, ne serait-il pas temps d’opter pour quelque chose de nouveau ?

Il peut également s’avérer très utile de se renseigner en interne pour savoir s’il y a des collaborateurs motivés. Souvent, ce sont justement les collaborateurs dont on s’y attend le moins qui se montrent à la hauteur de la tâche et qui, avec un engagement sans faille, planifient, organisent, mettent en œuvre et font de la fête un moment inoubliable.

Le budget, un « facteur perturbateur »

Enfin, le budget est bien sûr également déterminant pour la planification. Ainsi, si le budget suffit juste à payer l’artiste de cabaret, mais qu’il ne reste plus rien pour le repas ni pour les cadeaux de Noël, cela pourrait signifier que le budget a été mal réparti – et que les collègues seront presque à coup sûr frustrés (à moins que l’artiste de cabaret ne soit vraiment très divertissant). Une concertation avec le service financier peut apporter à la fois de la clarté et des possibilités d’économies : certaines parties de la fête, voire l’événement dans son ensemble, sont-elles fiscalement déductibles ?

En somme, une bonne préparation permet de gagner du temps, que l’on peut consacrer directement aux aspects les plus agréables de l’organisation : laisser libre cours à ses idées et à sa créativité, et récolter tous les lauriers et les éloges en tant qu’organisateur·trice !